优思学院|3步法推行目视化管理,创造一目了然的工作环境

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3步法推行目视化管理,创造一目了然的工作环境 -优思学院

 

大家试想一下把工作场所与正在行驶的汽车进行比较,您能想象汽车中的驾驶席前没有仪表板吗?

究竟现在是否超速?还是速度过慢已经被人超车落后,甚至没油或是胎压异常等等,通通都看不到。

单靠驾驶者的感觉、经验来握着方向盘向目标迈进,你觉得这样的驾驶可靠吗?发生意外的风险大不大?

“最近我们公司客戶诉案件好像多了,自己小心注意一点。”
“最近订单比较多,现场人员们要好好加油!”
“这个月我们业绩一定要比上个月好!”

优思学院曾指出,大多数企业辅导会议中听到高阶主管勉励员工时,总会说出上面这样的勉励之词,但我总是会觉得少了一点什么,因为组织的资讯情报未能即时共享,因此让“第一线的问题,无法早期发现、早期治疗。

究竟公司上级和下级之间可否不需要你问我答、一搭一唱, 所有资讯都能够公开透明地在现场以简单易懂的方式呈现出来, 就算不用问,用看的也能够看懂呢? 其实这就是“目视化管理”的目的。

然而,要怎么在自己公司或单位内部推动目视化管理呢?大家可以试着按照下面所述的三个步骤进行。

 

一・锁定公司关键的目标

关键的目标,意义和六西格玛中的CTQ的意义相似,就是公司至关重要的绩效指标

就好像现代人的知识焦虑症一样,我知道大家总是贪心地想要在工作中做到全知全能,但是你不是上帝。我们能做的是依循公司年度方针、季目标等具体绩效指标,锁定重点主动出击

例如有过往辅导企业,他们曾在某一季列出的改善重点是缩短生产线换线换模的速度,并且挑战五分钟内完成。因此生产线最终站的上方就设置了一个LED灯的倒数计时器,每当该品项的最后一个产品完成时,倒数计时器就会启动,工作人员们就能够依循着时间的限制完成各自负责的换线换模作业。

透过这样的倒数计时器,当你在作业时就能够有一个参照准则, 当时间剩下三分钟时我应该要把旧的模具给拆卸下来,当时间剩下 一分钟时新模具应该已经要装好,准备要调整设备参数。

 

二・如何呈现即时数据

有位老师向我们说,他很常在授课时讲个真实的笑话,许多公司要判断现场工作人员要不要加班,资讯不是掌握在现场组长手上,也不是课长,更不可能是经理。那你猜猜看是谁?

答案是文员小姐最清楚,因为下午四点多文员就会到现场问大家说晚上有没有要加班?很多上课的学员笑着笑着就哭了,因为这代表着公司重要资讯更新频率的严重落后。也许你可以像这家公司一样,透过每小时定期的填写生产数据,让大家知道现在进度是超前、刚好还是落后?

如果遭遇落后情况,班组长也需填写是因为遭遇何种原因造成, 作为后续改善依据。

三・从目视化的结果指示行动计划

目视化管理,是希望透过各种道具、图表等方式, 将资讯做视觉化呈现。

很多企业的确也都能做到这点。但是“目视化”终究只是种手段, 真正需要的是“管理”,也就是我们看完后需要怎么做才是重点。

例如管理者在现场张贴了关于本月份每日不良品数量变化的图表,每日高高低低、此消彼长的变化,大多数的人是不会放在心上的!但如果在图表上有着明确的行动指标“不良率目标2%”,那么大家就知道今天不良率5%远高于目标,要赶紧找出是在人员、 设备、物料、作法上出了什么问题。

可以利用鱼骨图,分析问题原因

 

所以目视化管理希望能够显示异常更重要的是当异常真正发生时,给予大家明确的行动指示。

“有共识才能够共事”,然而对于公司从上到下的每个人来说,最基本的共识应该来自于对于工作环境一致的认知,而员工对工作环境的认知,也是员工动力的其中一个重要来源,所以目视化管理就是一个简单却又明确的作法,也是一个激励员工的方式


不论是谁,到了哪一个单位的现场,都能够清楚知道这个单位的 即时状况,就好比开车时的仪表板清楚载明现在时速、引擎转速, 我们就能依此判断是否超速,同时也能针对接下来开车是否要加快或放慢在油门增减上有所反应。

 

 

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